Regler for klubture

2.1 Økonomi

Bestyrelsen har udarbejdet principper for turenes økonomi. Mange turedeltagere har gennem tiden sikret bemærket, hvor billigt og regulært turene har kunnet gennemføres. Det ønsker vi at fastholde.

Turene hviler økonomisk i sig selv
Dette er hovedreglen, som turene planlægges efter. Der planlægges ikke overskud, og turlederen betaler for turen på lige fod med øvrige deltagerne. Klubben dækker underskud, som ikke kan forudses, ligesom mindre overskud går til klubkassen – under 40,-.

Turene gennemføres billigst muligt
Rabatmuligheder osv. udnyttes bedst muligt. Rabatten afhænger af deltagerantallet, hvilket kan gøre det svært at beregne turens pris på forhånd, derfor lægges der et budget.

Turlederen fastsætter turens pris
Der ligger et stykke arbejde med budgettet ud over at lave selve turbeskrivelsen til bladet eller hjemmesiden. Det kan være svært at få fat i alle oplysninger om økonomien allerede 2-4 måneder inden turen. Bestyrelsen vurderer turens pris inden annoncering i bladet/hjemmesiden. Bestyrelsen kan påkræve turlederen en præsentation af budgettet for turen, fortrinsvis for længerevarende ture.

Turens annoncerede pris gælder
Turdeltagerne skal ikke præsenteres for økonomiske overraskelser. Det betyder på den anden side – af hensyn til klubkassen – at turens budget må regnes godt igennem. Ved efterfølgende overskud i turregnskabet tilbagebetales beløb på over 40,- per person.

Der udarbejdes regnskab for alle ture
Et regnskab forudsætter naturligvis, at der overhovedet er udgifter forbundet med turen, så i den henseende er ture i HT-området ganske nemme. Der udarbejdes også regnskab for ture med private biler, idet chaufførerne afregner med turlederen efter klubbens kilometertakst. Regnskabet er grundlag for turlederens afregning med klubben.

Ovenstående 5 regler anser bestyrelsen for et acceptabelt minimum uden at gøre tingene besværlige – faktisk virker disse regler særdeles godt. Det følger af reglerne, at:

– Tilmelding er økonomisk bindende for deltagernes vedkommende, når det er angivet i
programmet og det gælder fra den angivne dato. Turens pris kan angives som en fast pris, som et interval som en ca. pris eller som en max. pris. Turens pris kan bl.a. afhænge af deltagerantallet.

2.2 Turbeskrivelse og information

Turlederen laver en turbeskrivelse og sender den til ”turkoordinatoren” enten pr. post eller på mail til    turkoordinator@fjeldvandrerklub.dk, helst tids nok til at den kan nå at komme i bladet. Alternativt annonceres turen som nyhedsmail og via hjemmesiden.

Deltagerantal
Ved ture med tilmelding kan turlederen fastsætte maksimum og/eller minimum for deltagerantallet. Ved tilmelding til en tur med begrænset antal bør tilmeldingerne ske med notering af rækkefølgen.

Deltagerinformation
Turlederen kan vælge, at sende et brev eller e-mail til deltagerne med nærmere oplysninger på et passende tidspunkt inden turen (feks. mødetid og –sted, proviant og udstyr og ved større ture tillige planlægningsmøde), gerne med en deltagerliste med adresser, telefonnumre og e-mailadresse.

2.3 Deltagelse

Tilmelding 
Ved ture med tilmelding sker dette til turlederen. Tilmelding kan ske telefonisk, mundtligt, pr. e-mail eller pr. brev. Uanset formen kan der være behov for at drøfte praktiske forhold eller spørgsmål, om der er plads på turen, deltagernes baggrund el. lign.

Betaling
Turdeltagerne indbetaler normalt turens pris på klubbens konto (reg. nr. 9173, kontonr. 0008135185) eller giro (+01< +8135185<) inden en bestemt frist før turen. Alternativt kan turlederen efter aftale med bestyrelsen opkræve beløbet under turen. For længerevarende og dyrere ture betaler deltagerne evt. et depositum til sikkerhed for klubbens udlæg, feks. til hytte- eller transportudgifter.

Deltagerne forpligtelser
Det forudsættes normalt, at alle deltagere er selvhjulpne, dvs. at deltagerne selv er forsynet med udstyr, mad, telt, kogegrej osv. (se flere detaljer i udstyrs- og proviantlisten). Dette skyldes ikke blot praktiske hensyn, herunder hensynet til turlederens arbejde og pligter. Det er også ideen, at man lærer sit eget udstyr at kende, så man er godt forberedt til egne vandreture. Det er naturligvis ikke noget til hinder for, at turlederen kan sørge for lagkage på en fødselsdagstur eller sørge for fælles bespisning – men i så fald fremgår det af turens program. Ved tilmelding til ture bør det drøftes mellem turlederen og deltagerne, om der er behov eller ønske om at låne udstyr eller finde plads i et telt. Ved tilmelding skal man som deltager være opmærksom på, at tilmeldingen er økonomisk bindende fra den fastsatte dato. Deltagelse i klubbens ture sker for egen risiko. Som deltager bør man inden en tur vurdere, om turen er for krævende, eller om man kan gennemføre turen på en rimelig måde. Dermed kan det undgås, at turlederen må korte turen af på en måde, så de andre deltagere ikke kan nå de planlagte oplevelser.

Afvisning af deltagere
Turbeskrivelsen bør indeholde oplysninger om sværhedsgraden. Turlederen kan på baggrund heraf afvise deltagere ved tilmelding eller evt. ved turens start. Ved afvisning underrettes formanden eller næstformand af turlederen. Afvisning er at betragte som en nødløsning, men kan f.eks. være aktuel, hvis deltageren ikke skønnes af kunne gennemføre turen på en rimelig måde, eller hvis deltageren ikke har betalt. Hvis der er uoverensstemmelse mellem turleder og et medlem, om deltagelse i en tur, er det bestyrelsens ansvar at afklare sagen.

For sen indbetaling
Ved for sen indbetaling af depositum eller betaling mistes retten til at deltage i ture med deltagerbegrænsning, hvis der er venteliste. Deltagelse i ture kan i så fald kun ske efter nærmere aftale med turlederen.

Afbud eller udeblivelse
Ved afbud efter tilmeldingsfristens udløb eller ved udeblivelse afkræves den pågældende turs pris eller det beløb, der måtte blive af tab. Tabet skal ikke betales af de andre deltagere, af klubkassen eller af turlederen. Det indbetalte beløb minus disse udgifter tilbagebetales. Afbud til en tur kan skyldes sygdom eller andre grunde. Uanset årsagen sørger turlederen for at begrænse udgifterne, så ikke hele turens pris går tabt. Der kan f.eks. ofte opnås refusion af togbilletter, hvis de påtegnes rettidigt. Evt. kan en deltager på venteliste træde til. Ved udeblivelser fra ture kan tilbagebetaling ikke påregnes, bl.a. fordi der ikke er mulighed for at finde andre deltagere til at træde i stedet.